Ihre Mieter rufen uns an. Nicht Sie.
Ab dem Moment der Schadensmeldung übernimmt Meldewerk die komplette Kommunikation mit dem Mieter — telefonisch, per WhatsApp und schriftlich. Verwaltung bleibt informiert, ohne zu vermitteln.
Mieter rufen 5 × an. Verwaltung beantwortet 5 × dieselben Fragen.
Im Schadenfall sind Mieter selten ruhig: Wann kommt die Trocknung? Warum riecht es so? Wer haftet für die Stromkosten? Wann ist das Bad wieder nutzbar? — Wenn diese Fragen in den Verwaltungspostfächern landen, kostet ein Schadenfall 4–8 Stunden Sachbearbeitung.
Meldewerk gibt dem Mieter einen festen Ansprechpartner mit klaren Reaktionszeiten. Termine kommen als SMS-Bestätigung, Statuswechsel als Push, Rückfragen werden in der Schadenakte gebündelt und beantwortet — bevor sie Ihr Backoffice erreichen.
Sie sehen jeden Kontakt: Wer hat wann was kommuniziert. Sie entscheiden, ob Sie eingreifen — oder die Eskalation an uns weitertragen.
Vier Kernbereiche, die Ihr Backoffice entlasten.
Terminabstimmung
Trocknung, Messungen, Handwerkertermine — Meldewerk koordiniert direkt mit dem Mieter, inkl. SMS-/E-Mail-Bestätigung und Erinnerung 24 h vorher.
Statusmeldungen
Mieter erhält 3–5 definierte Statusupdates entlang des Schadenfalls. Klare Sprache, kein Versicherungsjargon.
Zugang & Schlüssel
Schlüsselübergabe, Schlüsselsafe, Anwesenheitstermine. Dokumentiert mit Zeitstempel — falls es später kritisch wird.
Beschwerden auffangen
Wiederkehrende Themen (Lärm, Strom, Sauberkeit) werden vor Eskalation gelöst — meist ohne dass Sie davon erfahren müssen.
So sieht der Chat mit einer Mieterin aus.
Echte Sprache, keine Marketing-Phrasen. Mieter wissen, woran sie sind — Verwaltung sieht den Verlauf live.
Guten Tag Frau Berger, wir haben Ihre Schadensmeldung von der Hausverwaltung erhalten. Ich kann morgen früh zwischen 8 und 10 Uhr für den Feuchte-Check vorbeikommen. Passt das?
Ja, das passt. Ab 9 wäre besser.
Dann kommen wir morgen, 18.04., zwischen 9:00 und 9:30 Uhr. Sie bekommen morgen früh nochmal eine SMS-Erinnerung.
Wie laut sind die Trocknungsgeräte eigentlich?
Etwa wie ein leiser Kühlschrank — ca. 48 dB. Sie laufen 24/7, ungefähr 7–10 Tage. Stromkosten übernimmt die Versicherung, dafür lese ich morgen den Zählerstand mit Foto ab.
Wenn ein Mieter nicht antwortet — definierter Ablauf.
Verwaltung wird erst angesprochen, wenn der Mieter trotz mehrfacher Kontaktversuche nicht reagiert. Vorher passiert alles bei uns.
- 01Stufe 1 · Tag 0
Erstkontakt
Anruf am selben Werktag, parallel SMS mit Terminvorschlag und Rückrufbitte.
- 02Stufe 2 · Tag 1
Zweitkontakt
Erneuter Anruf zu anderer Tageszeit, alternative Terminfenster, schriftliche Zusammenfassung per E-Mail.
- 03Stufe 3 · Tag 2
Schriftliche Ankündigung
Förmliches Anschreiben mit Fristsetzung und Hinweis auf Mitwirkungspflicht im Schadenfall.
- 04Stufe 4 · Tag 3
Übergabe an Verwaltung
Vollständig dokumentierter Vorgang wandert an Verwaltung — inkl. Empfehlung für nächste Schritte.
Nur das, was wirklich Verwaltung braucht.
- Tageszusammenfassung pro aktivem Schadenfall (optional)
- Sofort-Eskalationen ab Stufe 4 — mit Lösungsvorschlag
- Terminbestätigungen ausschließlich bei Verwaltungs-Pflichttermin
- Schlussbericht zur Übergabe mit Mieter-Statement
- Keine generischen CC-Mails
- Keine Weiterleitung von Mieter-Beschwerden
Häufige Fragen zur Mieterkoordination.
- Sprechen Sie die Sprache des Mieters?
- Deutsch und Englisch standardmäßig. Für türkisch- und russischsprachige Mieter haben wir Partner-Dolmetscher mit fester Reaktionszeit unter 2 Stunden.
- Was, wenn ein Mieter aggressiv wird?
- Wir dokumentieren den Vorgang, brechen das Gespräch deeskalierend ab und informieren Sie als Verwaltung sofort — nicht erst in der Tageszusammenfassung.
- Kommunizieren Sie auch mit Eigentümern in WEG-Objekten?
- Ja, sofern die Verwaltung uns dafür mandatiert. Standardmäßig sprechen wir nur mit der bewohnenden Partei und der Verwaltung.
- Können Mieter uns auch direkt melden?
- Auf Wunsch — wir richten dafür eine objektspezifische Telefonnummer oder WhatsApp-Linie ein. Verwaltung bekommt jede Meldung gespiegelt.
Wo Mieterkoordination greift.
Eine Meldung. Alle Gewerke.
Alles geregelt.
Geben Sie den Schaden ab — wir liefern den Abschlussbericht. Kostenfreier Feuchte-Check werktags innerhalb von 4 Stunden, ohne Auftragsbindung.